商务英语 - 写邮件的那些小窍门

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学了许久的商务英语，有没有过给外国客户发邮件的实战经验呢？要知道，这可是混迹外企的必备技能啊~~~今天，口语侠就来和大家说一说，怎样才能写好一份英文邮件呢~

一、问候语
Greeting
一般最常使用的是Dear+收信人姓名。如果是寄信给长辈或领导、客户，加上称谓会比较正式，平级同事或合作伙伴直接写名字即可。
当遇到收信人不确定的时候，比如转寄给某项目的相关人员，可以用
To whom it may concern,（敬启者：）
Dear Sir or Madam,
格式需注意的是，所有greeting后面要加逗号，然后空一行开始信件正文。
二、告知目的
Purpose
在详细表述前，一般需要一句提纲挈领的话告知邮件重点。
I am writing to inquire …
写信来询问有关 …
I am writing in reference to …
这封信是关于 …
回信的开头可以说
Thank you for reaching out to us regarding …
感谢您联络我们 …
三、正文
Content
商务邮件最重要的一点就是要简单明了！直入主题，不要用大长句。
“我已将××粘帖至附件”~也是经常使用的句子。
Please review the attached documents thoroughly.
请仔细查阅附件。
I have attached the previously mentioned documents for your review.
上述所提文件已附在文章附件请查阅。
Please see the attached documents for a quotation of the requested services.
请参阅附件内的服务相关报价。
四、结尾
Closing
通常我们会客气地说，辛苦、感谢、随时沟通之类的。
If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.
如果您有任何问题欢迎随时沟通。
Thank you for your time and consideration.
感谢您的宝贵时间。
I look forward to hearing from you.
盼复。
五、结尾敬语&签名档
Sign off and signature block
这里注意，只要首字母大写就可以了，不用全部大写哈！
Sincerely,
Yours sincerely,
Respectfully,
Best regards,
在北美很少人会用 Regards, Best regards,因为不是很正式，Sincerely是最保守安全的用法！
签名档要跟着结尾敬语后面：
Sincerely,
John Smith
Sales Representative, Flooring Company
+886-900-000-000
其他加分项：
1、连接词的使用
快抛弃BTW吧，在一个邮件里说起另外一件事情，你可以用in addition to/additionally/furthermore
2、多使用被动语态
邮件或者正式的文件里，被动语态会显得更专业。比如需要某样东西，把I need xxx改成xxx is required.是不是看上去专业多了？
还有一个例子可以省掉主语，把句子结构改成It is+动词，比如It is proposed that/It is confirmed that...
3、多注意native speaker的用词，注意用他们常用的同义词替换你常用的。比如because of 可以用due to替代;比如请别人核实问题的时候不要只会用check, clarify/verify/cross verify都非常好用;比如表示在某件事之前除了before你还可以用prior to;表示在某件事之后除了用after还可以用upon(当然用法有一些区别，举例：Let's talk about this after you come back改成Let's talk about this upon your return)
类似的同义词，如果用的时候不确定用法是否有区别，随时查字典即可。
4、两个投诉句式
There were some small issues which we probably need your attention to look upon.
Due to the discrepancies in xxx issue we need your attention to resolve the problem.
5.用在句首
带到之前讨论
Pertain to ...(issue)
As communicated earlier...
回复晚了
Sorry for the delayed response...
很久没联系
Hope everything is well with you.
I hope this email finds you doing well.
6.用在句中
请求对方做某件事
Please arrange...accordingly so we can proceed with.../move forward
Please follow up with...
更委婉的请求
If possible could you please...
I will have to bother you on...
和对方确认某件事
Could you please clarify.../give a clarification on...
Kindly please confirm on our proposed...(schedule/plan)
询问进展
Do you have any updates on...
Have you got any response from...
通知对方某件事
Please be informed that...
Please kindly note that...
征询对方意见
Please advise.
Please let me know your thought on this.
Please give your comments if any.
会议邀请
You are all invited to attend the meeting on...
Please check your calendar and let me know your preference/if there is any conflict.
7.用于结束
...is attached here for your reference.
Thanks for your kind support.
Please let me know should you have any further questions.
Your prompt response on this will be highly appreciated.

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否则，禁止转载；谢谢配合！
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